Kurzanleitung für Schulen¶

Nachdem Appella bei ihnen aktiviert wurde, läuft im Hintergrund dauerhaft eine Synchronisation, welche Daten aus dem Musikschul-Manager in Appella und umgekehrt überträgt. Die erste Synchronisation kann mehrere Minuten dauern. Danach werden die Daten in regelmäßigen Abständen synchronisiert. Bis Änderungen in Appella sichtbar sind, kann es in seltenen Fällen bis zu 15 Minuten dauern.

Appella Einstellungen¶

Sie können Appella über den Musikschul-Manager an die Bedürfnisse ihrer Musikschule anpassen. Öffnen Sie dazu die Appella Einstellungen unter Systemverwaltung → Grundeinstellungen → Online-Verwaltung → MM-App.

Zugangsdaten versenden¶

Bevor Sie Nutzer aktivieren, sollten Sie sich überlegen, ob Sie die Zugangsdaten der Nutzer automatisch senden wollen, oder diese manuell abrufen und dann versenden wollen.

Automatisch senden (empfohlen, wenn die Testphase vorüber ist)¶

Hier werden die Zugangsdaten automatisch von Appella versendet, sobald der Nutzer bei Appella aktiviert wurde. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern. Zusätzlich können Sie die Zugangsdaten jederzeit im Musikschul-Manager abrufen.

Manuell versenden (während der Testphase empfohlen)¶

Im zweiten Fall müssen Sie die Zugangsdaten im Manager manuell abrufen und dann an die Nutzer versenden. Wie Sie Zugangsdaten manuell abrufen, erfahren Sie hier.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices.

Nutzer aktivieren¶

Welche Nutzer Appella nutzen können, wird über den Musikschul-Manager gesteuert.

Lehrkräfte¶

Alle Lehrkräfte freischalten: Jede Lehrkraft erhält automatisch Zugang zu Appella.
Lehrkräfte manuell freischalten: Jede Lehrkraft muss einzeln über das Start-Datum ("App Zugang ab") freigeschaltet werden.
Lehrkräfte nicht freischalten: Keine Lehrkraft erhält Zugang zu Appella.

Schüler¶

Schüler freischalten: Alle Schüler erhalten automatisch Zugang zu Appella.
Nur Schüler der freigeschalteten Lehrkräfte freischalten: Ein Schüler erhält nur Zugang, wenn mindestens eine seiner Lehrkräfte bei Appella aktiv ist.
Schüler nicht freischalten: Kein Schüler erhält Zugang zu Appella.

Erziehungsberechtigte¶

Erziehungsberechtigte werden automatisch aktiviert, wenn mindestens eines ihrer Kinder aktiviert ist.

Die Lehrkräfte-Einstellung wird bei der Einrichtung von uns für Sie festgelegt. Wenn Sie diese ändern möchten, wenden Sie sich bitte an den Support von Computersysteme Otter oder an den Appella Support. Die Schüler-Einstellung können Sie jederzeit selbst ändern.

Welche Voraussetzungen ein Nutzer darüber hinaus erfüllen muss, erfahren Sie in den Aktivierungsregeln.

Digitale Pinnwand einrichten¶

Appella bietet eine digitale Pinnwand, auf der die Musikschule Aushänge veröffentlichen kann. Um die Pinnwand nutzen zu können, benötigen Sie einen Moderator-Zugang.

Wenn Sie einer vorhandenen Lehrkraft Moderator-Rechte geben wollen, dann Teilen Sie uns bitte den Namen der Lehrkraft mit. Wir werden dann die Rechte entsprechend anpassen.

Wenn Sie einer Person Moderator-Rechte geben wollen, die nicht als Lehrkraft im Musikschul-Manager hinterlegt ist (zum Beispiel Mitarbeiter der Verwaltung), dann erstellen Sie bitte für jeden Mitarbeiter eine Lehrkraft im Musikschul-Manager und teilen uns den Namen der neuen Lehrkraft mit. Wir werden dann die Rechte entsprechend anpassen.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices beim Erstellen der Lehrkräfte.

Nach wenigen Minuten können Sie sich die Zugangsdaten der Moderator-Lehrkraft ausgeben lassen und sich anmelden. Dort finden Sie dann die Pinnwand auf.

Stundenpläne¶

Stundenpläne werden automatisch zu Appella übertragen.

Ferien¶

Die Ferien und Feiertage können in der App berücksichtigt werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Einzelne Unterrichtsfächer "rausnehmen"¶

Möchten Sie Schüler, die bestimmte Unterrichtsfächer belegen (z.B. Früherziehung, Musikgarten, etc.) nicht für die App freischalten, so können Sie dies im Fächerkatalog eintragen. Dazu entfern Sie in den entsprechenden Unterrichtsfächern im Register „Online-Einstellungen“ den Haken „Unterrichtsfach bei Appella berücksichtigen“.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices beim Erstellen und bearbeiten der Stundenpläne.

Anwesenheitsliste¶

Lehrkräfte können die Anwesenheit ihrer Schüler und Schülerinnen in Appella erfassen. Die Anwesenheitsliste ist tagesaktuell und zeigt alle Unterrichtseinheiten des ausgewählten Tages. Sobald die Anwesenheit erfasst wurde, wird diese auch im Musikschul-Manager angezeigt. Die Anwesenheitsliste einer jeweiligen Person können Sie über Ausgabe → Anwesenheiten anzeigen.

Anwesenheiten archivieren¶

Zur Archivierung empfehlen wir, dass Lehrkräfte ihre Anwesenheitslisten regelmäßig als PDF exportieren und per Chat an die Verwaltung schicken. Diese können dann in einem zentralen Archiv abgelegt werden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Chat¶

Als Moderator (siehe Digitale Pinnwand einrichten) können Sie Chat-Nachrichten mit allen Lehrkräften ihrer Musikschule austauschen. Melden Sie sich dazu einfach mit ihren Zugangsdaten bei Appella an und öffnen den Chat.