Kurzanleitung für Schulen

Nachdem Appella bei ihnen aktiviert wurde, läuft im Hintergrund dauerhaft eine Synchronisation, welche Daten aus dem Musikschul-Manager in Appella und umgekehrt überträgt. Die erste Synchronisation kann mehrere Minuten dauern. Danach werden die Daten in regelmäßigen Abständen synchronisiert. Bis Änderungen in Appella sichtbar sind, kann es in seltenen Fällen bis zu 15 Minuten dauern.

Appella Einstellungen

Sie können Appella über den Musikschul-Manager an die Bedürfnisse ihrer Musikschule anpassen. Öffnen Sie dazu die Appella Einstellungen unter Systemverwaltung → Grundeinstellungen → Online-Verwaltung → MM-App.

Zugangsdaten versenden

Bevor Sie Nutzer aktivieren, sollten Sie sich überlegen, ob Sie die Zugangsdaten der Nutzer automatisch senden wollen, oder diese manuell abrufen und dann versenden wollen.

Automatisch senden (empfohlen, wenn die Testphase vorüber ist)

Hier werden die Zugangsdaten automatisch von Appella versendet, sobald der Nutzer bei Appella aktiviert wurde. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern. Zusätzlich können Sie die Zugangsdaten jederzeit im Musikschul-Manager abrufen.

Manuell versenden (während der Testphase empfohlen)

Im zweiten Fall müssen Sie die Zugangsdaten im Manager manuell abrufen und dann an die Nutzer versenden. Wie Sie Zugangsdaten manuell abrufen, erfahren Sie hier.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices.

Nutzer aktivieren

Welche Nutzer Appella nutzen können, wird über den Musikschul-Manager gesteuert.

Lehrkräfte

Bei Lehrkräften haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Alle Lehrkräfte freischalten
• Lehrkräfte manuell freischalten
• Lehrkräfte nicht freischalten

Für die Testphase aktivieren wir in der Regel alle Lehrkräfte. Sobald die Testphase vorbei ist, wenden Sie sich bitte an den Support von Computersysteme Otter, wenn sie eine Änderung wünschen.

Wenn Lehrkräfte auf "Lehrkräfte manuell freischalten" gesetzt sind, müssen bzw. können Sie jede Lehrkraft einzeln freischalten. Dies machen Sie, indem Sie das Start-Datum einer Lehrkraft setzen. Die Lehrkraft kann dann ab diesem Datum Appella nutzen.

Schüler

Bei Schülern haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Schüler freischalten
• nur Schüler der freigeschalteten Lehrkräfte freischalten
• Schüler nicht freischalten

Auch hier wird eine dieser Optionen bei der Aktivierung von uns für Sie eingestellt. Sie können diese Einstellung aber jederzeit selbst ändern.

Erziehungsberechtigte

Erziehungsberechtigte werden automatisch aktiviert, wenn deren Kinder aktiviert sind.

Digitale Pinnwand einrichten

Appella bietet eine digitale Pinnwand, auf der die Musikschule Aushänge veröffentlichen kann. Um die Pinnwand nutzen zu können, benötigen Sie einen Moderator-Zugang.

Wenn Sie einer vorhandenen Lehrkraft Moderator-Rechte geben wollen, dann Teilen Sie uns bitte den Namen der Lehrkraft mit. Wir werden dann die Rechte entsprechend anpassen.

Wenn Sie einer Person Moderator-Rechte geben wollen, die nicht als Lehrkraft im Musikschul-Manager hinterlegt ist (zum Beispiel Mitarbeiter der Verwaltung), dann erstellen Sie bitte für jeden Mitarbeiter eine Lehrkraft im Musikschul-Manager und teilen uns den Namen der neuen Lehrkraft mit. Wir werden dann die Rechte entsprechend anpassen.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices beim Erstellen der Lehrkräfte.

Nach wenigen Minuten können Sie sich die Zugangsdaten der Moderator-Lehrkraft ausgeben lassen und sich anmelden. Dort finden Sie dann die Pinnwand auf.

Stundenpläne

Stundenpläne werden automatisch zu Appella übertragen und können dort von Lehrkräften und Schülern (wenn diese aktiviert sind) eingesehen werden.

Ferien

Die Ferien und Feiertage können in der App berücksichtigt werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Einzelne Unterrichtsfächer "rausnehmen"

Möchten Sie Schüler, die bestimmte Unterrichtsfächer belegen (z.B. Früherziehung, Musikgarten, etc.) nicht für die App freischalten, so können Sie dies im Fächerkatalog eintragen. Dazu entfern Sie in den entsprechenden Unterrichtsfächern im Register „Online-Einstellungen“ den Haken „Unterrichtsfach bei Appella berücksichtigen“.

Hinweis

Bitte beachten Sie unsere Best-Practices beim Erstellen und bearbeiten der Stundenpläne.

Anwesenheitsliste

Lehrkräfte können die Anwesenheit ihrer Schüler und Schülerinnen in Appella erfassen. Die Anwesenheitsliste ist tagesaktuell und zeigt alle Unterrichtseinheiten des ausgewählten Tages. Sobald die Anwesenheit erfasst wurde, wird diese auch im Musikschul-Manager angezeigt. Die Anwesenheitsliste einer jeweiligen Person können Sie über Ausgabe → Anwesenheiten anzeigen.

Chat

Als Moderator (siehe Digitale Pinnwand einrichten) können Sie Chat-Nachrichten mit allen Lehrkräften ihrer Musikschule austauschen. Melden Sie sich dazu einfach mit ihren Zugangsdaten bei Appella an und öffnen den Chat.