Anwesenheitslisten archivieren

Als Verwaltung haben Sie jederzeit Zugriff auf die Anwesenheiten aller Lehrkräfte über den Musikschul-Manager. Allerdings können diese Daten auch nachträglich noch verändert werden. Zur Archivierung empfehlen wir daher einen strukturierten Workflow mit der Export-Funktion.

Archivierung per Export

Die PDF-Export-Funktion ermöglicht eine unveränderliche Archivierung der Anwesenheitsdaten. Lehrkräfte können ihre Anwesenheitslisten für beliebige Zeiträume als formatiertes PDF exportieren und direkt teilen.

Weitere Details zur Export-Funktion finden Sie in unserem Blog-Beitrag zur Version 2.24.0.

Empfohlener Archivierungsablauf

Wir empfehlen folgenden Ablauf für eine strukturierte Archivierung:

1. Lehrkräfte exportieren ihre Anwesenheiten regelmäßig (z.B. monatlich) als PDF
2. Lehrkräfte senden das PDF per Appella Chat an die Verwaltung
3. Verwaltung legt die erhaltenen PDFs in einem zentralen Archiv ab

So erhalten Sie eine unveränderliche Archivierung der Anwesenheitsdaten.

Hinweis zur Sperrfunktion

Die Sperrfunktion für Anwesenheiten ist derzeit nicht für die Archivierung geeignet. Der Grund: Wenn Sie als Verwaltung Änderungen am Stundenplan vornehmen, werden Sperrungen teilweise von unserem System rückgängig gemacht.

Wir arbeiten aktiv daran, dieses Verhalten zu verbessern. In Zukunft wird eine Archivierung auch ohne Export möglich sein. Bis dahin empfehlen wir den oben beschriebenen Workflow über den PDF-Export.