Anwesenheitslisten archivieren

Anwesenheiten werden zwar zum Musikschul-Manager übertragen und können dort von der Verwaltung eingesehen werden, allerdings können diese Daten auch nachträglich noch verändert werden. Zur Archivierung empfehlen wir daher die Export-Funktion.

Anwesenheiten exportieren

Mit der Export-Funktion kannst du deine Anwesenheitslisten für einen beliebigen Zeitraum als PDF exportieren und direkt teilen. So kannst du zum Beispiel die Anwesenheiten des letzten Monats exportieren und zur Archivierung an die Verwaltung schicken.

Die Funktion findest du in der Anwesenheitsliste über das Menü oben rechts unter „Anwesenheiten exportieren".

Weitere Details zur Export-Funktion findest du in unserem Blog-Beitrag zur Version 2.24.0.

Empfohlener Archivierungsablauf

1. Öffne die Anwesenheitsliste in der App
2. Tippe auf das Menü oben rechts und wähle „Anwesenheiten exportieren"
3. Wähle den gewünschten Zeitraum (z.B. den letzten Monat)
4. Exportiere die Anwesenheiten als PDF
5. Teile das PDF direkt per Appella Chat mit der Verwaltung

Die Verwaltung kann die erhaltenen PDFs dann in einem zentralen Archiv ablegen.

Hinweis zur Sperrfunktion

Die Sperrfunktion für Anwesenheiten ist derzeit nicht für die Archivierung geeignet. Der Grund: Wenn die Verwaltung Änderungen am Stundenplan vornimmt, werden Sperrungen teilweise von unserem System rückgängig gemacht.

Wir arbeiten aktiv daran, dieses Verhalten zu verbessern. In Zukunft wird eine Archivierung auch ohne Export möglich sein. Bis dahin empfehlen wir den oben beschriebenen Workflow über den PDF-Export.